HR Onboarding Automation

Systém automatizuje 100 % úkonov, ktoré je pri nábore a onboardingu možné automatizovať. Proces sa začína tým, že zodpovedná osoba odošle uchádzačovi prijímací e‑mail s odkazmi na formulár a jasnými inštrukciami čo doložiť a ako postupovať. Uchádzač formulár vyplní a odošle. Jediný manuálny zásah prichádza vo chvíli, keď zodpovedná osoba doplní firemné údaje, napríklad výšku platu, pridelenie firemného e‑mailu a prístupov alebo dátum nástupu. Odoslaním tohto formulára systém automaticky vygeneruje zmluvu so všetkými údajmi a odošle ju uchádzačovi spolu s odkazom na formulár č. 3 na nahratie podpísanej verzie. Akonáhle uchádzač nahrá podpísanú zmluvu spolu s fotografiou, systém dokument uloží na firemný cloud, pošle informáciu HR/účtovníctvu o úspešnom dokončení a zapíše údaje o zamestnancovi do CRM. To, čo kedysi trvalo dlhé hodiny a dni, je dnes vybavené v priebehu minút. Úspora času je výrazná a eliminácia ľudských chýb je bonus navyše.

Systém je určený pre tímy od malých s jedným HR cez rýchlo rastúce scale‑upy až po väčšie organizácie, ktoré chcú odstrániť manuálne kroky v nábore a onboardingu. Najlepšie funguje tam, kde prebiehajú opakované nábory a je potrebný jednotný proces, e‑podpis, auditná stopa a integrácia s kalendármi, e‑mailom, cloudom a CRM alebo HRIS. Hodí sa pre interné HR aj agentúry, pre nábor zamestnancov aj kontraktorov.

Doba nasadenia a spustenia sa líši podľa prostredia, do ktorého bude systém integrovaný. Vždy sa snažíme systém maximálne prispôsobiť existujúcim firemným procesom a prostrediu. Obvyklá doba integrácie je niekde medzi 1 - 2 týždňami. Podrobnejší postup nasadenia môžete vidieť v sekcii process tu..

Architektúra systému nevyužíva AI, preto sa na ňu nevzťahuje EÚ AI Act. Všetky prevádzkové údaje sa ukladajú výlučne na strane klienta, zabezpečenie týchto databáz je plne pod kontrolou klienta a poskytovateľ automatizácie k nim nemá prístup nad rámec nevyhnutný na prevádzku automatizácie. Dočasné ukladanie údajov na účely ladenia je možné zapnúť iba na základe súhlasu klienta. Najčastejšie ide o opatrenie, pri ktorom sa dočasne (max. 1 deň) ukladajú údaje len z behov, ktoré skončili chybou. Po oprave systému je možné tento beh zopakovať pre jeho úspešné dokončenie. Jediné údaje trvalo uložené v systéme sú šablóny zmlúv, cieľová e‑mailová adresa HR oddelenia, kam systém odosiela notifikácie a API endpointy klientského CRM. Všetky systémy podliehajú prísnym bezpečnostným štandardom spoločnosti Gaelta.

Pri balíčkových produktoch beží inštancia v našom spravovanom prostredí a priebežné aktualizácie, dohľad aj dostupnosť zabezpečujeme my. Alternatívne je možné celý systém odkúpiť, nasadiť do vašej infraštruktúry, zaškoliť a odovzdať do správy vášmu IT oddeleniu. Prípadne môžeme správu a údržbu poskytovať aj na vašich serveroch. V oboch režimoch zostávajú údaje uložené vo vami zvolených úložiskách.

Systém správy chýb odosiela pri incidente notifikácie v reálnom čase. Na chybové hlásenia reagujeme bezodkladne, aby bola zachovaná nepretržitá prevádzka systému. Priorita reakcie na chybové hlásenia sa riadi zvoleným plánom. Vo vyšších plánoch majú incidenty prednosť. Ostatné problémy je možné štandardne riešiť cez technickú podporu na support@gaelta.com.